原標題:七夕怎麼過:要去約會!不要加班!

一年一度的七夕又到了,除了朋友圈裡霸屏的秀恩愛,還有來自單身狗的哀嚎:

是因為:

沒有過億的家產?沒有火辣的身材?沒有爆表的顏值嗎?

……

其實,相對於這些,現代白領面臨的更為實際的問題往往是:

七夕怎麼過:要去約會!不要加班!

為什麼我們會變成加班專業戶

七夕怎麼過:要去約會!不要加班!

明明都已經知道要做什麼事情、以及先做什麼事情,但是為什麼有些工作任務我們還是做不好?

主要原因在於:這些任務難度係數較高(lìng rén tǎo yàn),沒辦法一下子把它們完成,並容易讓人產生強烈的拖延心理。

而通過化整為零的方法,可以將難題由難轉易。簡單來說就是:

任務分解的邏輯是:首先,通過查看狀態,了解當前自己可以利用的空閑時間、需要面對的任務、長期和短期內的計劃;然後,再對任務分解,將任務分解為小的事項,落實到具體的時間段,並選擇是否需要將事項分配給其他人。

七夕怎麼過:要去約會!不要加班!

下面,將結合Outlook日曆模塊和任務分解邏輯展開詳細介紹。

七夕怎麼過:要去約會!不要加班!

查看狀態

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確認可利用的空閑時間

查看自己的空閑時間:通過日曆模塊,查看自己日程中的空白區域,這些空白區域代表自己的空閑時間。

並通過「共享日曆」功能讓別人知道自己的空閑時間,從而避免別人在自己沒空的時候來打擾到自己。

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查看別人的空閑時間:有些任務需要和其他人一起來配合完成,因此我們還需要查看別人的空閑時間。

七夕怎麼過:要去約會!不要加班!

通過對比自己與他人的日程安排,即可快速確認雙方都有空的時間。

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查看需要完成的工作

通過在日曆模塊顯示任務窗格,可以將任務模塊和日曆模塊的視圖進行整合,在一個界面內同時顯示工作任務和日程安排,避免頻繁的切換查看操作。

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綜合考慮短期和長期計劃

我們在分配任務的時候,不能只考慮短期計劃,還應該考慮長期計劃。

通過在菜單中分別選擇「天、工作周、周、月」,可以查看不同時間跨度的日程安排,從而挑選時間較為寬裕的日期來分配新的任務,並與原有任務進行更好的整合。

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分解任務

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將任務細分為小的事項

對於那些我們覺得難以下手的任務,其實都可以參照下面的5個步驟進行分解:

七夕怎麼過:要去約會!不要加班!

將任務落實到具體的時間段

如果只是按照天為單位來設定截止日期,往往容易讓很多任務拖延到當天最後來完成。因此,我們需要給每個任務都設定好一個明確的時間段,而不是一個模糊的時間範圍。

Outlook日曆模塊中,將時間細分為多個以30分鐘為基本單位的時間段,通過雙擊任意空白時間段,即可快速新建任務(約會),並在彈出窗口中修改起止時間、添加備註。

七夕怎麼過:要去約會!不要加班!

將任務分配給別人

除了需要單獨完成的工作任務,我們的工作任務還有很大一部分需要與其他人展開協同合作。對於這部分任務,可以通過「新建會議與Skype會議」和「新建任務要求」來進行分配。

七夕怎麼過:要去約會!不要加班!

兩種分配方式的差別在於:

通過會議的方式:

可以與他人開展視頻、語音交流,並選擇是現場會議或者電話會議。

通過任務的方式:

可以為收件人安排任務開始/截止日期,並添加詳細的任務信息;任務完成後,發件人會收到提醒。

其中,對於新建會議/Skype會議,可以利用「調度助手」找到雙方都空閑的時間,通過「會議筆記」共享或者自己記錄會議筆記。

七夕怎麼過:要去約會!不要加班!

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要點總結

七夕怎麼過:要去約會!不要加班!

用到的時間管理理論:

化整為零、時間細分、任務分解的方法

用到的Outlook功能:

查看/分享空閑時間、在日曆模塊顯示任務窗格、切換顯示長/短期日程;

新建約會、會議/Skype會議、任務要求,調度助手和會議筆記

本次推送的主要介紹內容是:基於分解原則的Outlook任務分解,下次介紹的內容為執行任務。了解更多Outlook操作技能和時間管理方法,敬請關注下期內容。